ICS 03.080.99 CCS A 20 13 河 北 省 地 方 标 准 DB 13/T 5483—2022 企业户籍电子档案建设及应用规范 2022 - 02 - 28 发布 2022 - 03 - 31 实施 河北省市场监督管理局 发 布 DB 13/T 5483—2022 目 次 前言 ............................................................................... II 1 范围 ............................................................................. 1 2 规范性引用文件 ................................................................... 1 3 术语和定义 ....................................................................... 1 4 总体要求 ......................................................................... 1 5 企业户籍电子档案内容 ............................................................. 2 6 企业户籍档案建设数字化要求 ....................................................... 2 7 企业户籍电子档案归档要求 ......................................................... 3 8 应用对接 ......................................................................... 5 9 企业户籍电子档案查询 ............................................................. 5 附录 A（资料性） 企业户籍电子档案建设规定 ........................................... 6 附录 B（规范性） 企业户籍电子档案应用规定 .......................................... 17 参考文献 ........................................................................... 20 I DB 13/T 5483—2022 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规 定起草。 本文件由河北省政务服务管理办公室提出。 本文件起草单位：河北启普同鑫科技有限公司、河北省政务服务管理办公室、河北省政务服务 中心、河北省企业信用研究中心、万达信息股份有限公司。 本文件主要起草人：李娜、温喆、高方华、姜永卫、宋乔、王守国、侯向朋、肖江、高鹏、秦韵、 孙同禄、张胜杰、王玉良、赵玲、曹研哲、孟少甫、杨洪志、金东海。 II DB 13/T 5483—2022 企业户籍电子档案建设及应用规范 1 范围 本文件规定了企业户籍电子档案的归档、应用对接、查询等内容。 本文件适用于登记注册及监管机关，对企业户籍电子档案建设及应用，个体工商户电子档案建 设及应用可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用 文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单） 适用于本文件。 DA/T 31 纸质档案数字化规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 企业户籍档案 登记注册及监管机关对企业进行登记、管理过程中形成的材料。 注： 分为机读档案和书式档案。 机读档案 以代码形式和特定结构记录在计算机存储载体上的、计算机能够识别处理的企业登记基本信息 档案。 注：包括企业名称、统一社会信用代码、类型、住所、法定代表人、注册资本、成立日期、营业期限、经营范围、 状态、登记机关、投资人等信息。 书式档案 登记注册及监管机关在企业主体资质存续期间产生的全部原始材料原件。 注： 包括档案封面、营业执照、开业登记材料、变更登记材料、注销登记材料、撤/吊销材料、年检年报材料、 监督管理材料、其他材料等。 企业户籍电子档案 根据书式档案原件进行数字化，形成清晰、完整、不失真的数字图像。 注：图像效果最接近档案原貌，图像文件格式为OFD（或PDF）并可以通过网络进行传输。 企业档案查询系统 基于互联网，为企业提供户籍档案查询服务的信息系统。 注： 现阶段企业档案查询系统使用“容e查”系统。 4 总体要求 登记注册及监管机关负责收集、整理、归档书式档案，并形成一致的企业户籍电子档案。 登记注册及监管机关应保护书式档案的安全，确保其不被损坏或遗失。 1 DB 13/T 5483—2022 企业户籍电子档案按“一照一户、一户一档、一档可立多卷”的原则立卷。其中企业设立（开 业）登记、变更登记、注销登记的文件材料按时间每次单独立卷。其他登记及监督管理等文件材料 可视文件材料份数的多少，一次立一卷或多次立一卷。 企业户籍电子档案的归档方式分为在线归档和离线归档，归档电子档案应带有防伪水印，必要 时加注归档机关电子签章。归档时间分为实时归档和定期归档，定期归档最迟不能超过企业设立登 记后的次年 6 月。 5 企业户籍电子档案内容 企业户籍电子档案内容包括开业登记、变更登记、注销登记、撤/吊销、年检年报、监督管理、 其他等材料，详细内容见附录A的A.1。 6 企业户籍档案建设数字化要求 通用要求 6.1.1 登记注册及监管机关档案调取、清点、登记、领取、归还等工作，以及扫描设备、扫描色彩 模式、存储格式、图像处理要求应遵守 DA/T 31 的有关规定。 6.1.2 书式档案数字化过程中，应按原有排列顺序扫描。 6.1.3 书式档案数字化过程中，建立企业档案基本信息，形成准确、完整的档案目录数据。 档案建设信息 6.2.1 档案建设基本信息 档案建设基本信息包括全卷宗编码、统一社会信用代码、企业名称、企业注册号、登记机关、 书式档案编号、档案类型、保存年限、档案密级、档案存放地址、档案存放位置、联系人、联系电话 等信息。 6.2.2 档案目录 企业档案会随着企业状态或信息的变更而产生不同分卷。每个档案分卷都是由一个或多个文件 共同组成，为了方便档案的查询利用，需要将分卷根据其所包含的文件内容按不同的目录进行标记， 并将电子档案分卷拆分成独立的OFD（或PDF）文件存储到对应的文件目录下。 在档案分卷目录整理过程中，保持档案目录内在的联系及顺序。 档案分卷记录的信息包括分卷宗编码、分卷建立日期、分卷类型等。 分卷目录主要包含目录名称、是否公开等。 分卷归档信息 企业在存续过程中，会因状态或信息的变更而产生新的档案文件，每次变更独立成卷，为一次 分卷，每个分卷都归属不同的档案材料类别。分卷归档信息包括分卷宗编号、分卷名称、分卷建立 日期等信息。 企业户籍档案中不同类别材料需要提交相应的文件资料，这些资料需要按目录的形式进行整理 归档，在分卷信息下需要列出此分卷所包含的所有文件目录，目录信息主要包括文件名称等信息。 档案封面 企业户籍电子档案封面是对档案的总体情况概览，其信息主要包括企业统一社会信用代码、注 册号、归档卷宗编号（唯一）、纸质卷宗存储位置、电子档案存储地址、建档机关、建档日期、归档 责任人、档案保存年限、档案密级、所属行政区划编码等信息。 卷内文件目录 卷内文件目录包括序号、档案目录名称、页码等内容。页码编排格式为“第X页/总XX页”。 电子营业执照 2 DB 13/T 5483—2022 应包含电子执照公示版或纸质营业执照正本/副本彩色版扫描文件。 企业信息发生变更后应及时更新电子营业执照，以保证在档案查询利用时出示的企业电子营业 执照为最新版。 档案扫描工作流程 6.7.1 登记 开业卷需要登记。将注册号、法定代表人姓名、企业名称、企业行业代码录入登记程序中，录 入完成后保存。 6.7.2 扫描 设置扫描参数：图像类型分黑白和灰度两种，黑白为常用类型，当扫描身份证、页面不够清楚、 页面出现红色手印等情况选择灰度；扫描方式分连续和平板两种，连续扫描为常用类型，当扫描营 业执照时选择平板扫描；扫描幅面通常是A4或A3；图像质量黑白一般使用七级，扫描灰度时一般使 用十或九级；分辨率选择200dpi。选择完成后，开始逐页扫描。 6.7.3 排序 开业卷排序：按扫描完的图像上反映出的页号进行排序，按纸档输入注册号，企业核准日期， 主类型选开业、在内资法人、内资营业中选择企业性质，然后开始排序，按扫描完的图像输入页号， 对扫描歪的图像进行矫正。 变更、换照、备案、注销等排序：与开业卷排序不同的地方是先选主类型，再选分类型，变更的 分类型有很多种，如地址、名称、法定代表人等，企业变更了哪些内容就在相应的选项前面打钩； 如果企业改变了性质，在“选企类"项前打钩，可以更改企业的性质。 6.7.4 质检 扫描完成后，进入质检程序，录入注册号，对已排好的卷逐页查看，主要查看企业类型、注册 号、企业名称、总页数、页级别选择是否正确；图像是否端正、页面是否干净整洁，最后核对目录是 否一致。 6.7.5 生成电子档案文件 扫描完成的每张图像文件需压缩成不大于300KB的图片，按规范的文件组织结构进行整理保存， 然后把档案图片文件整理成OFD(或PDF)格式的电子档案文件，以备后续应用。 7 企业户籍电子档案归档要求 企业标识码 企业标识码采用统一社会信用代码（或企业注册号）。 企业户籍电子档案编码规则 7.2.1 全卷宗编码规则 企业户籍电子档案全卷宗编码是企业档案在企业档案查询系统中的确定唯一性的标识码，其规 则为：全卷宗简码+1位英文分隔符（“-”）+企业标识码。 全卷宗简码参考附录A的A.2。 7.2.2 分卷宗编码规则 企业存续过程中，产生的多种类型分卷档案材料编码规则为：2位档案分卷类型代码+8位分卷档 案生成日期（年检年报4位）。 档案分卷材料类别代码如表1所示。分卷档案生成日期格式为“YYYYMMDD”，对于年检年报材料， 分卷档案生成日期只包含年份“YYYY”。 3 DB 13/T 5483—2022 表1 档案分卷材料类别代码