03.160 CCS A 00 ICS DB32 江 苏 省 地 方 标 准 DB 32/T 4181—2021 行政执法案卷制作及评查规范 Specification for production and evaluation of administrative law enforcement files 2021 - 12 - 31 发布 江苏省市场监督管理局 2022 - 01 - 31 实施 发 布 DB32/T 4181-2021 目 次 前言 ..................................................................................II 1 范围 .................................................................................1 2 规范性引用文件 .......................................................................1 3 术语和定义 ...........................................................................1 4 案卷制作 .............................................................................1 5 案卷评查 .............................................................................5 附录 A （规范性）行政许可案卷评查标准 ...................................................8 附录 B （规范性）行政处罚（普通程序）案卷评查标准 ......................................13 附录 C （规范性）行政强制执行案卷评查标准 ...............................错误!未定义书签。 I DB32/T 4181—2021 前 言 本文件按照GB/T 1.1-2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起 草。 本文件由江苏省司法厅提出并归口。 本文件起草单位：江苏省司法厅、江苏省交通运输厅、南京市司法局、无锡市司法局、江苏省质量 和标准化研究院。 本文件主要起草人：周敏、朱孔彬、高瑶、邹兰青、仲天荐、王加倩、刘晓倩、梁彦芳、黄洁。 II DB32/T 4181-2021 行政执法案卷制作及评查规范 1 范围 本文件规定了行政执法机关行政执法案卷制作及评查的工作要求。 本文件适用于行政执法机关已办结的行政许可案件、行政处罚案件以及行政强制案件等在行政执法 过程中形成的，依法必须归档的行政执法案卷的制作及评查工作。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 9705 文书档案案卷格式 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 39784 电子档案管理系统通用功能要求 DA/T 22 归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 行政执法机关 administrative law enforcement organ 各级行政机关和法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织以及受行政机关委托实施行政执法 权的组织。 3.2 行政执法案卷 administrative law enforcement file 行政执法机关在依法实施行政许可、行政处罚、行政强制执行等直接影响公民、法人或者其他组织 权利和义务的行政执法行为过程中形成或者收集的行政执法文书、证据及其他相关文书材料，按照一定 顺序排列归档的案件档案。以下简称“案卷”。 4 案卷制作 4.1 制作主体 行政执法机关中行使执法职能的机构或者组织负责及时对行政执法案件办理过程中形成的与案件 有关的具有查考利用价值的各种载体形式的案件文件、材料进行收集、整理、立卷。 1 DB32/T 4181—2021 4.2 案卷组成和形式 4.2.1 案卷由封面、卷内目录、文书材料、证物袋、备考表等组成。以下材料不应放入案卷： a) 重份材料（作为案件证据使用且必须入卷的除外）； b) 常用法律、法规、规章、司法解释复印件； c) 与案件无关或者不具有查考利用价值的材料； d) 其他不需要入卷的材料。 4.2.2 文书材料可采用纸质介质和电子介质形式，应以纸质介质保存为主，电子介质保存为辅。如有 纸质材料，不宜以电子介质保存形式替代纸质介质保存。 4.2.3 纸质文书材料应使用电脑打印或者用黑色、蓝黑色墨水钢笔、签字笔等符合存档要求的笔墨书 写，不应使用铅笔、圆珠笔、复写纸等不耐久材料书写。对不利于保存的纸质文书材料，应进行复制。 4.2.4 电子文书材料应定期进行异地备份，并具有唯一、确定的纸质转化形式。 4.2.5 重要的外文及少数民族文字材料应附上汉语译文。 4.2.6 卷内目录应逐份文书列明。 4.3 案卷内容 4.3.1 行政许可案卷正卷材料 行政许可案卷正卷材料应包括但不限于以下内容，宜按照以下顺序排列： a) 行政许可（准予、不予、变更、不予变更、准予延续、不予延续、撤回、撤销、注销）决定书； b) 申请表（书）； c) 申请材料（含身份证明、授权委托书等）和申请人承诺材料； d) 申请材料收件凭证（含材料清单）； e) 材料补正通知书； f) 受理（不予受理）通知书； g) 现场核查笔录； h) 陈述申辩告知书； i) 陈述申辩笔录； j) 听证告知书； k) 听证申请书； l) 听证通知书； m) 听证公告； n) 听证笔录； o) 延期决定通知书； p) 特别程序所需时间通知书； q) 反馈意见； r) 检验（检测、检疫、鉴定、评审等）委托书； s) 检验（检测、检疫）结果、专家评审（鉴定）意见； t) 行政许可收费凭据； u) 送达凭证； v) 颁发的行政许可证件副本或复印件。 4.3.2 行政处罚案卷正卷材料 4.3.2.1 行政处罚简易程序案卷正卷材料应包括但不限于以下内容，宜按照以下顺序排列： 2 DB32/T 4181-2021 a) b) c) 4.3.2.2 a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p) q) r) s) t) u) v) w) x) y) z) 行政处罚决定书及证据； 处罚收据或执行情况记录； 其他文件材料。 行政处罚普通程序案卷正卷材料应包括但不限于以下内容，宜按照以下顺序排列： 行政处罚决定书； 当事人主体资格证明材料（含身份证明、授权委托书等）； 调查（询问）笔录、证人证言； 现场检查（勘验）笔录； 现场音像（图片，音视频资料、电子数据的文字说明、截图）； 抽样取证通知书； 抽样取证物品处理通知书； 先行登记保存证据通知书； 先行登记保存证据物品处理通知书； 查封、扣押等行政强制措施材料； 鉴定、检测、评估等机构出具的鉴定意见； 责令（限期）改正通知书； 整改情况材料； 事先告知书； 陈述申辩笔录； 听证告知书； 听证申请书； 听证通知书； 听证笔录； 案件移送函； 移送案件涉案物品清单； 罚没物品处理记录； 行政强制执行通知书； 行政强制执行申请书； 执行情况相关凭证； 送达凭证。 4.3.3 行政强制执行案卷正卷材料 行政强制执行案卷正卷材料主要包括但不限于以下内容，宜按照以下顺序排列： a) 行政强制执行决定书； b) 履行义务催告书； c) 陈述申辩材料； d) 复核材料； e) 中止（终结）执行决定书； f) 执行协议； g) 查封、扣押物品依法拍卖材料； h) 委托第三人代履行的相关协议； i) 申请法院强制执行的相关材料； j) 其他强制执行情况的相关材料； 3 DB32/T 4181—2021 k) 送达凭证。 4.3.4 副卷材料 行政执法案卷副卷材料应包括但不限于以下内容，宜按照以下顺序排列： a) 案源材料； b) 立案（受理）审批表； c) 审查审批表； d) 法制审核意见 e) 集体讨论笔录； f) 签发文书底稿； g) 有关负责人批示意见； h) 结案审批表（报告）； i) 其他不宜公开的材料。 4.4 装订 4.4.1 案卷宜用无酸软卷皮装订。永久保存的案卷宜使用“三孔一线”装订。 4.4.2 正、副卷可分别装订，内容较少、不具有保密性的副卷也可附在正卷后装订。 4.4.3 行政执法决定作出以后，当事人提起行政复议和行政诉讼形成的档案，可合并入原案卷保管， 或另立附卷保管。 4.4.4 案卷封面应包含归档章、案卷类别、案卷号、案由（事项名称）、当事人姓名或者名称、承办 机关、承办人员、收案（受理）日期、结案（决定）日期、归档日期、保管期限等信息。 4.4.5 纸质文书材料应使用 A4 规格纸张。纸张过大的应折叠；纸张过小、订口过窄或者有字迹的应粘 贴衬纸；纸张破损的应进行修补。纸张上不应有订书钉、回形针等异物。若文件材料纸张规格小于 A4 纸的 1/3，应将原件粘贴于 A4 幅面的规格进行装订，并加盖骑缝章。若原件模糊、褪色或为不符合要 求的字迹材料，应予复制，复制件与原件一并组卷。 4.4.6 纸质文书材料宜统一用打码机打印页码，要求如下： a) 卷内文书材料除空白页外，凡载有文字、图表的页面均一页编一页码； b) 页码标注在每页材料正面的右上角、背面的左上角； c) 照片、图表正面难以编印面码的，可编印在背面左上角。 4.4.7 以光盘、U 盘、移动硬盘等作为载体的文书材料，应保证载体的有效性、可读性；组卷时应在 相应的装具上注明案号、当事人姓名或者名称、入卷日期等信息。 4.4.8 每份案卷都应填写规范准确的卷内文件目录和备考表。卷内如有需要说明的问题，应填写在备 考表上，并签上立卷人、检查人姓名。 4.4.9 案卷标题应完整揭示卷内文件内容，简明确切。标题一般由当事人（全称）、案由等组成。案 卷封面、卷内目录、备考表、封底不编页码。 4.4.10 与行政处罚相关的行政强制措施材料应并入该行政处罚文书材料一并装订成卷，与行政处罚相 关的行政强制执行文书材料可一并装订成卷也可单独成卷。 4.5 归档 4.5.1 纸质档案 4.5.1.1 制作完成的案卷，经行